Fra næste måned behøver du ikke længere downloade blanketter og sende dem på mail, når du har penge til gode for kørsel og andre udlæg i dit frivillige arbejde. Et nyt system, zExpense, giver nemlig mulighed for at registrere dine udlæg direkte på mobilen, mens du er undervejs – eller bagefter på computeren – så de går direkte ind i det digitale afregningssystem.

zExpense kan bruges via en browser på din computer eller ved hjælp af en app på din telefon. Har du brug for refundering af udgifter til kørsel, kan du derfor også gps-tracke den kørte rute via app’en, så du ikke skal tænke på til- og fra-adresser. Det er selvfølgelig også muligt at indtaste adresserne manuelt.

På samme måde kan du, hvis du har haft udlæg, der skal refunderes, klare det via zExpense app’en ved at tage et billede af bilaget, udfylde information om udgiften samt din tilknytning til Kræftens Bekæmpelse, og herefter sende den nemt videre til godkendelse. Dette kan også gøres via en browser på din computer.

Alle undtagen genbrugsfrivillige og lokalforeninger skal i gang 1. februar
Fra 1. februar skal alle afregninger køre igennem zExpense. Undtagelsen er dog de frivillige i vores genbrugsbutikker, der først skal bruge det nye system i løber af andet kvartal.  

Endvidere vil kørsel og udlæg i forbindelse med interne udgifter i lokalforeninger til bestyrelsesmøder og andre møder, som alene har med lokalforeningerne at gøre, ikke skulle afregnes via zExpense. Her følges den hidtidige afregningsmåde og der afregnes i overensstemmelse med ”Retningslinjer for omkostningsgodtgørelse.”

Har du brug for hjælp til din afregning?
Der vil selvfølgelig være hjælp at hente fra medarbejdere i Kræftens Bekæmpelse. Administrative medarbejdere tilknyttet frivillige aktiviteter er ved at blive oplært i zExpense, så de kan hjælpe med indkøringen af det nye system og klæde andre lokale ansatte på til at hjælpe frivillige.

Er du nysgerrig på zExpense, kan du allerede nu finde vejledninger til det nye system under ’dokumenter –> kørsel og udlæg’. Du skal være logget ind på frivillig.dk for at tilgå siden.

Se vejledninger og læs mere om zExpense

Her finder du også link til den formular, du skal udfylde, for at blive oprettet som bruger på zExpense.

Har du brug for hjælp, kan du kontakte den administrative medarbejder på områdekontoret eller i den kræftrådgivning, du er tilknyttet eller din primære kontaktperson i Kræftens Bekæmpelse.